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El método en diez pasos
Paso 1. Define el objetivo y el formato
¿Vender entradas, captar clientes para un programa, celebrar a tu comunidad? El objetivo decide formato, duración y precio. Escríbelo en una frase y una cifra (por ejemplo, «150 personas y 20 ventas de mentoría»).
Paso 2. Elige la fecha con margen
Cuenta de 8 a 12 semanas entre abrir ventas y celebrar el evento. Evita puentes, grandes eventos de la ciudad y fechas en las que tu público no puede viajar.
Paso 3. Decide el aforo
Parte de tu audiencia real y de tu punto de equilibrio (coste total entre precio de entrada). Pide a la sala el aforo por montaje: teatro (solo sillas en filas), escuela (mesas y sillas), banquete (mesas redondas) y cóctel (de pie). Más abajo tienes cuánto cabe en cada montaje según las salas del directorio.
Paso 4. Busca y compara salas
Compara al menos tres. Mira aforo real, técnica incluida, horarios de montaje, catering obligatorio, accesos y condiciones de cancelación. Usa el buscador de salas para filtrar por ciudad, personas y precio publicado.
Paso 5. Haz el presupuesto
Incluye sala, técnica de sonido e imagen, catering, personal (azafatas, seguridad, limpieza), seguro de responsabilidad civil, diseño y material, publicidad y plataforma de entradas. Añade un 10 % para imprevistos.
Paso 6. Define el programa y los ponentes
Una escaleta con horas exactas, pausas de 15–20 minutos y un responsable por bloque. Pide a cada ponente el título, la biografía, el material y sus necesidades técnicas con tiempo.
Paso 7. Prepara las entradas y la escalera de precios
Una preventa limitada, un tramo general y un último tramo más caro premian decidir pronto. Define qué incluye cada entrada y si habrá categoría VIP.
Paso 8. Monta la captación
Página del evento, publicidad, seguimiento de los interesados y recordatorios. Cuanto antes empiece, más barato sale cada asistente.
Paso 9. Organiza la logística
Acreditaciones y control de accesos, señalización, registro, equipo de sala, plan de contingencias y contacto de emergencia con la sala. Haz una visita técnica la semana previa.
Paso 10. Día del evento y después
Llega con margen para probar sonido y pantallas, reparte tareas con una hoja de ruta, y recoge vídeo, fotos y opiniones. Al día siguiente envía las gracias, el material prometido y la siguiente oferta.
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Calcula tu punto de equilibrio
El punto de equilibrio es el número de entradas que necesitas vender para cubrir los costes: coste total ÷ precio de la entrada. Después decide el aforo con margen para no depender de llenar el 100 %.
Entradas que necesitas vender
—
Escribe el coste total y el precio de la entrada.
Cálculo orientativo: no incluye impuestos, comisiones de la plataforma de entradas ni las distintas tarifas de la escalera de precios.
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Cuánto cabe en cada montaje
Una misma sala admite a muchas menos personas sentadas en mesas redondas que en filas de sillas. Estas son las proporciones que publican las salas del directorio:
- Teatro100 %
Solo sillas en filas. Es la referencia.
- Banquete75 %
Mesas redondas. Mediana de 139 espacios del directorio que publican los dos datos.
- Cóctel105 %
De pie, útil para networking. Mediana de 143 espacios del directorio que publican los dos datos.
- EscuelaPídelo
Mesas y sillas orientadas al ponente: cabe menos que en teatro. El directorio no recoge este dato.
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Preguntas que debes hacer a cualquier sala
Lista para la visita o la llamada
0 de 6 comprobadas
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Cada ficha del directorio recoge lo que la sala publica en su web oficial y enlaza a ella para que confirmes lo demás.
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Presupuesto: cuánto pesa cada partida
No hay un reparto universal, pero estas proporciones sirven como punto de partida para un primer borrador:
- Sala20–30 %
- Técnica (sonido, imagen, luces)10–20 %
- Catering y coffee10–25 %
- Publicidad y captación20–35 %
- Equipo, personal y seguros5–10 %
- Imprevistos10 %
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Salas por ciudad y por aforo
Entra en tu ciudad para ver salas con foto y datos oficiales, y filtra por número de personas:
Salas en Madrid34 salas 
Salas en Barcelona35 salas 
Salas en Valencia14 salas 
Salas en Alicante y provincia6 salas Foto: ADDA - Auditorio de la Diputación de Alicante · web oficial
Salas en Málaga y Costa del Sol19 salas 
Salas en Zaragoza10 salas Foto: Edificio Caja Rural de Aragón (Fundación Caja Rural de Aragón) · web oficial
Cuando ya has decidido el aforo, estas páginas reúnen las salas en cada tramo:
- Madridpersonas
- Barcelonapersonas
- Valenciapersonas
- Alicante y provinciapersonas
- Málaga y Costa del Solpersonas
- Zaragozapersonas
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Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación debo empezar a organizar un evento presencial?
Entre 3 y 6 meses antes si es tu primer evento: sala y fecha primero, captación después. Los eventos pequeños pueden montarse en 8–10 semanas, pero con menos margen para vender.
¿Qué diferencia hay entre aforo en teatro, escuela y banquete?
Teatro: solo sillas en filas, máximo aforo. Escuela: mesas con sillas orientadas al ponente, cabe menos. Banquete: mesas redondas, aún menos. Cóctel: de pie, útil para networking. Pide siempre el dato por montaje.
¿Cuánto cuesta organizar un evento presencial?
Depende del aforo, la ciudad y la producción. Por eso se calcula con un presupuesto por partidas y se compara con lo que puede facturar la entrada. Los precios de sala que mostramos en el directorio son los que cada sala publica en su web oficial y son orientativos.
¿Necesito seguro para un evento?
Muchas salas exigen un seguro de responsabilidad civil. Pregunta qué cobertura piden y consulta con tu corredor o aseguradora qué póliza necesitas.
¿Quién se ocupa de la logística el día del evento?
Debe haber un responsable por área (accesos, sala, técnica, ponentes) y una persona que coordine a todos. En eventos de más de 100 personas conviene un equipo propio de sala.
